Sascha Böhr mit dem Buch von David Allen
Entrepreneurship

GTD (Getting Things Done)

04. Juni 2020 · Sascha Böhr

Lange To-Do-Listen, überfüllte E-Mail-Posteingänge, ein voller Terminkalender, unzählige Eingangsnachrichten auf den Social-Media-Kanälen und Kollegen, die auf Feedback warten. Fast jede Führungskraft kennt die Situation – oft sieht man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr.

Eine meiner größten Herausforderungen im Alltag war und ist die Selbstorganisation. Es geht darum, aus der vorhandenen Zeit das Maximale rauszuholen und dabei stets den Überblick zu behalten. Doch wie schaffe ich es, alles unter einen Hut zu bringen?

Mit dieser Thematik habe ich mich in den letzten Monaten intensiv beschäftigt und mir Methoden angeschaut, mit denen ich meinen Tag besser strukturieren kann. Das Buch von David Allen „Wie ich Dinge geregelt kriege“ (Getting Things Done) hat mir besonders gut gefallen, weshalb ich nachfolgend meine Erfahrungen mit dir teilen möchte.

Fragen, die ich mir zu Beginn gestellt habe

  • Wie bündele ich meine Eingangskanäle?
  • Wie priorisiere ich richtig?
  • Wie behalte ich den Überblick über alle delegierten Aufgaben?
  • Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Projekten?
  • Wie schaffe ich es am Abend einen freien Kopf zu bekommen?
  • Wie sammele ich alle meine Gedanken in Form von Notizen?

Die Zielsetzung

  • Ordnung ins „Chaos“ bringen
  • Selbstorganisation systematisieren und standardisieren
  • Den Kopf frei bekommen
  • Stress reduzieren
  • Effizienteres Arbeiten
  • Bessere Priorisierung

Methoden im Überblick

Im Bereich Selbstmanagement gibt es unzählige Methoden. Jede dieser Methoden hat ihre Stärken und Schwächen – einige Methoden funktionieren sehr ähnlich. Zu den bekanntesten Methoden gehören:

  • Die S.M.A.R.T.-Methode
  • Die ALPEN-Methode
  • Das Pareto-Prinzip
  • Das Eisenhower-Prinzip
  • Die ABC-Analyse
  • Getting Things Done

Alle Methoden sollen dabei helfen, Aufgaben und Ziele besser zu timen, zu priorisieren und letztendlich eine höhere Effizienz zu erreichen.

Wie ich die Dinge geregelt kriege

Kommen wir zu der „Getting Things Done“-Methode. Diese wurde im Jahr 2001 in dem Buch „Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“ (Auf Deutsch: „Wie ich Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“) von David Allen vorgestellt. David Allen ist Autor, Berater und Gründer der David Allen Company, die sich auf Produktivitätsmethoden und das Coaching von Führungspersonen spezialisiert hat. In seinem Buch beschreibt er sehr praxisnah die Besonderheiten seiner Methode.

Was ist die GTD-Methode?

Vorneweg: Die gesamte Methode ist so umfangreich, dass man mehrere Bücher damit füllen kann. Deshalb liest du hier meine wichtigsten Erkenntnisse.

GTD beinhaltet fünf Stufen:

  • Sammeln
  • Verarbeiten
  • Organisieren
  • Durchsehen
  • Erledigen

Sammeln:

In dieser Phase wird alles in einem Posteingang gesammelt. Es geht nicht nur um Aufgaben – ich erfasse mittlerweile fast alles, was mir in den Sinn kommt. Hierzu nutze ich das digitale Notizbuch von Microsoft OneNote. Jede Information, egal woher sie kommt, wird dort festgehalten.

Verarbeiten:

Alles was im Eingang gesammelt wurde, wird nacheinander verarbeitet – von oben nach unten. Was ich innerhalb von zwei Minuten erledigen kann, wird sofort erledigt. Aufgaben, die ich nicht selbst bearbeiten muss, werden sofort delegiert. Aufgaben, die mehr als einen Handlungsschritt nach sich ziehen, bezeichnet David Allen als Projekte. Ich trage alle meine Aufgaben direkt in Asana ein. Das Tool Asana nutze ich zur Aufgabenverwaltung und zum Projektmanagement. Aufgaben, die in Asana angelegt werden, erscheinen automatisch in meinem Outlook-Kalender und zusätzlich in Microsoft To Do. Wichtig: Beim Anlegen einer Aufgabe sollte immer ein nächster Bearbeitungsschritt und ein Fertigstellungsdatum definiert werden.

Fragen, die du dir in dieser Phase stellen solltest:

  • Ist es umsetzbar?
  • Wird mehr als ein Schritt für die Umsetzung benötigt?
  • Kann die Aufgabe in zwei Minuten erledigt werden?
  • Ist eine Delegation der Aufgabe möglich?
  • Gibt es eine bestimmte Frist, die eingehalten werden muss?

Organisieren:

Damit alle Aufgaben bestmöglich organisiert werden können, werden in dieser Phase unterschiedliche Listen angelegt. Aufgaben werden einer Liste zugeordnet, sprich kategorisiert. So sehen meine persönlichen Listen aus:

  • Projektliste
  • Nächste-Schritte-Liste (wenn nötig mit Unterpunkten wie z.B. Anrufe, am Computer etc.)
  • Warten-auf-Liste / Delegiert
  • Kalender
  • Eines-Tages-Vielleicht-Liste
  • Archiv

Durchsehen:

Damit das ganze System funktioniert, muss festgelegt werden, wie regelmäßig die einzelnen Listen überprüft werden müssen. Dabei kann jede Liste individuell behandelt werden. Eine der Listen muss vielleicht täglich durchgesehen werden, bei anderen Listen reicht es aus, wenn diese einmal im Quartal oder halbjährig geprüft werden. Schlussendlich geht es darum, sich regelmäßig einen Überblick über das System zu verschaffen. Für David Allen hat dieser Schritt eine sehr hohe Bedeutung für die erfolgreiche Umsetzung der GTD-Methode.

Erledigen:

Beim Abarbeiten der To-Dos helfen vier Entscheidungskriterien:

  • Kontext
  • Verfügbare Zeit
  • Verfügbare Energie
  • Priorität

Anders als bei anderen Selbstmanagement-Methoden steht das Kriterium Priorität bei der GTD-Methode an letzter Stelle, denn egal wie wichtig es ist – wenn ich nicht genügend Zeit habe oder in dem Moment nicht aufnahmefähig bin, werde ich die Aufgabe nicht zu meiner vollständigen Zufriedenheit erledigen.

In welchen Fällen kannst du die GTD-Methode anwenden?

Die GTD-Methode hilft mir dabei, meine eingehenden E-Mails besser zu strukturieren. Im Vorfeld habe ich verschiedene E-Mail-Postfächer angelegt, um einen besseren Überblick zu bekommen:

  • 01_Zu erledigen
  • 02_Warten auf
  • 03_Erledigt

Wie ich dabei den Überblick behalte? Ich überprüfe regelmäßig alle Postfächer. Meine Assistentin unterstützt mich dabei. Nachrichten, die nicht relevant sind, werden sofort gelöscht. E-Mails, die ich innerhalb von zwei Minuten beantworten kann, werden sofort erledigt. Als nächstes folgen die Nachrichten, für deren Beantwortung ich mehr als zwei Minuten benötige. Diese E-Mails werden in den “zu erledigen”-Ordner verschoben. Gleichzeitig lege ich einen nächsten Arbeitsschritt fest und definiere einen Fertigstellungstermin.

Als Führungskraft ist es üblich, Aufgaben zu delegieren. Damit ich einen Überblick der von mir delegierten E-Mails behalte, habe ich in Outlook eine Regel eingerichtet, worüber alle E-Mails, in denen ich mich selbst auf cc setze, in den „Warten auf“-Ordner verschoben werden. Zu Beginn war es ungewohnt, dass ich mich selbst cc setze – mit der Zeit gewöhnt man sich aber sehr schnell daran. Wichtig dabei: Auch hier definiere ich ein ungefähres Fertigstellungsdatum der delegierten Aufgabe. Dieses dient als Gedankenstütze für mich, damit ich ggf. nach dem Bearbeitungsstand nachfragen kann.

Alle E-Mails, die abgeschlossen sind und keine weitere Aktion benötigen, werden in den „Erledigt“-Ordner verschoben.

Damit diese Methode funktioniert, musste ich mir konkrete Zeiten festlegen, an denen ich den Posteingang, sowie alle anderen Ordner durchsehe und überprüfe. Am Anfang ist mir das nicht leicht gefallen. Ich habe mich oft dabei ertappt, dass ich E-Mails direkt geöffnet habe, sobald diese in meinem Postfach eingegangen sind. Darauf hin habe ich die automatische Vorschauansicht für eingehenden Nachrichten in Outlook deaktiviert. Eine kleine Sache, die Großes bewirkt. 😉

Ein weiterer Punkt, den ich dank der GTD-Methode verinnerlicht habe, ist es, immer „Next Steps“ zu vereinbaren. Durch das Festlegen einzelner Handlungsschritte verschaffe ich mir einen Überblick, wie viel tatsächlich zu tun ist, um einen wichtigen Überpunkt zu erledigen.

Was sollte bei Projekten beachtet werden?

Grundsätzlich gilt für jedes Projekt, mit dem wir uns beschäftigen: Wir müssen jederzeit den Zweck und die Absichten kennen, warum genau dieses eine Projekt umgesetzt werden soll. Nachfolgend einige Tipps:

  • Definiere das Ziel – Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
  • Schaffe Kriterien zur Entscheidungsfindung – Kennst du den Zweck nicht, kannst du keine Entscheidungen treffen.
  • Setze deine Mittel gezielt ein – Wie wichtig ist das Projekt, wie viel möchtest du investieren?
  • Motiviere dich – Du musst wissen, wieso du etwas machst, damit du es machst.
  • Kläre die Brennpunkte ab – Wenn du weißt, was erreicht werden soll, wirst du fokussierter.
  • Erweitere deine Optionen – Möglicherweise steckt hinter einer Absicht nicht nur ein Projekt.

Erkenntnisse und Auswirkungen von Getting-Things-Done

Nachdem ich dir einen Einblick in die GTD-Methode gegeben habe, möchte ich ein Zwischenfazit geben, wie gut der Ansatz für mich funktioniert.

Ich habe erkannt, dass es mit Sicherheit nicht einen Arbeitstag geben wird, an dem ich alle meine To-Dos vollständig bearbeiten kann – und das ist ok. Es geht nicht darum, alle Aufgaben an einem Tag zu erledigen, sondern darum, dass ich das erledige, was ich mir für einen Tag vorgenommen habe. Außerdem geht es darum, dass ich die Aufgaben, die ich bearbeite, mit meiner vollen Aufmerksamkeit angehe und meinen Arbeitsalltag so effizient und produktiv wie möglich gestalte.

Durch diese neue Sortierung und Organisation habe ich positive Gefühle gewonnen, da ich mir sicher sein kann, dass ich nichts vergesse und alles in einem sicheren System abgelegt ist. Das zieht die nächste erfreuliche Auswirkung mit sich: Meine Gedanken sind fokussiert auf eine einzelne Aktion und werden nicht unterbrochen, durch kurz aufblitzende Erinnerungen, an To-Dos, die noch nirgendwo festgehalten sind. Ich denke also über Dinge nach, anstatt nur an sie zu denken.

Die meiner Meinung nach wichtigste Erkenntnis nach dem Lesen des Buches ist jedoch:

Selbstmanagement-Methoden sind in der Regel sehr komplex und eine Umstellung wird niemals von heute auf morgen passieren. Veränderungen brauchen ihre Zeit und werden nach und nach zur Gewohnheit. Möchtest du die „Getting Things Done“-Methode von Grund auf umsetzen, benötigst du bis zu zwei Tage Ruhe und Zeit, um das Ganze umzuwandeln.

Was ich an dieser Methode sehr schätze, ist dass jede noch so kleine Umsetzung, wie z.B.

  • die Zwei-Minuten-Regel
  • die E-Mail-Postfach-Sortierung
  • die „Next Steps“-Regelung
  • der Festlegung von Zweck und Absichten bei Projekten,

die Effektivität und Produktivität steigern und ich direkte Veränderungen in meinem Alltag festgestellt habe.

Oftmals werden wir von komplexen Umsetzungsmethoden abgeschreckt, weil „wir so viel tun“ müssen. Dabei übersehen wir, dass es um die vielen kleinen Dinge geht, die wir sofort ändern können.

Konzentrieren wir uns also auf die einzelnen nächsten Schritte, um das große Ganze zu erreichen.

Sascha Böhr
Über mich

Sascha Böhr

Gründer und CEO von 247GRAD und dirico.io. In diesem Blog schreibe ich über meine Erfahrungen aus den Bereichen Unternehmertum, Geschäftsmodelle, Social Media Marketing, Digitale Trends und Vertrieb.

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