Home Office
Unternehmenskultur

Führen auf Distanz – ein Erfahrungsbericht

01. April 2020 · Sascha Böhr

In den Zeiten von Corona müssen wir alle Rücksicht auf unsere Mitmenschen nehmen. In der Arbeitswelt, gerade im Office-Alltag heißt das für die meisten: Homeoffice. Das bedeutet, dass nun all das, was vorher Face-to-Face geklärt werden konnte, virtuell stattfinden muss.

Dezentrale Zusammenarbeit bringt für alle Teammitglieder besondere Herausforderungen mit sich. Aber auch Führungskräfte müssen einige Dinge beachten, damit das „Führen auf Distanz“ gelingt.

Ein zentraler Faktor für den Erfolg virtueller Zusammenarbeit ist der Mensch

Wenn der gewohnte Arbeitsalltag, wie beim Aufkommen der Corona-Krise, plötzlich auf den Kopf gestellt wird, ist vor allem eines wichtig: schnell reagieren. Führungskräfte haben in solchen Fällen eine ganz besondere Verantwortung. Es müssen wichtige strategische Entscheidungen getroffen werden, damit das Unternehmen die schwierige Phase unbeschadet übersteht. Gleichzeitig müssen Führungskräfte auch für ihre Mitarbeiter da sein und ihnen helfen, mit der neuen, ungewohnten Situation bestmöglich umzugehen. Um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor dem Corona-Virus zu schützen, haben wir sehr früh Homeoffice angeordnet. Von heute auf morgen haben mehr als 80 Personen von zu Hause aus gearbeitet. Für die meisten ist Homeoffice eine völlig neue Erfahrung.

Mitarbeiter im Homeoffice fördern

Wie meistern wir diese Herausforderungen in unseren Unternehmen? Das wohl Wichtigste: Unser Informationsfluss und die abteilungsübergreifende Transparenz im Unternehmen haben höchste Priorität.

Gerade wenn die räumliche Nähe und der soziale Kontakt fehlt, ist es absolut essentiell, die Mitarbeiter über alle Neuigkeiten auf dem Laufenden zu halten. Als Kommunikationstool nutzen wir Microsoft Teams. Aktuelle Themen werden in einzelnen Gruppen oder für alle Mitarbeiter geteilt. Gerade in einer Zeit, in der die Krise allgegenwärtig ist, reichen regelmäßige Updates aber nicht aus. Mitarbeiter müssen motiviert werden und brauchen das Gefühl von Sicherheit. Führungskräfte müssen Empathie zeigen und die Angst vor den ungewohnten Rahmenbedingungen nehmen.

Teammeetings per Videokonferenz

Gerade jetzt ist Teambuilding wichtiger als je zuvor. Sowohl in unserer Digitalagentur 247GRAD als auch in unserer Softwarecompany 247GRAD Labs haben wir wöchentliche Teammeetings. Normalerweise finden diese in unserem Office in Koblenz statt, jetzt treffen sich alle Mitarbeiter in einer Videokonferenz über Microsoft Teams. Dadurch dass in den Konferenzen jeder seine Kamera einschaltet, möchten wir das Gefühl der Isolation minimieren und dafür sorgen, dass der Teamzusammenhalt weiterhin bestehen bleibt. Ich habe mir gerade in den letzten Wochen sehr viele Gedanken darüber gemacht, wie wir es schaffen können, die persönliche Nähe nicht zu verlieren und weiterhin vertraut miteinander umzugehen. Durch die erschwerte Kommunikation bedeutet dies natürlich einen zeitlichen und organisatorischen Mehraufwand, jedoch möchte ich nur das Beste für meine Teams.

Wir haben uns entschlossen, zusätzlich zu den wöchentlichen Teammeetings und den Daily Stand-up Calls einen täglichen Termin für einen gemeinsamen Video-Call einzurichten, bei dem wir zusammen ein Feierabendgetränk genießen und uns austauschen.  Bei diesem Austausch geht es nicht vorrangig um Fachliches oder Neuigkeiten aus dem Unternehmen. Viel mehr soll dieser freiwillige Termin zum persönlichen Austausch da sein.

Ich möchte wissen, wie es meinen Teams geht, wo eventuelle Herausforderungen auftreten und wie das aktuelle Wohlbefinden ist. Daher ist das Zuhören in der aktuellen Phase wichtiger denn je. Wenn meine Mitarbeiter mir im Büro gegenüberstehen, merke ich schnell an der Körpersprache, Gestik und Mimik, ob alles in Ordnung ist oder nicht. Bei einer Videokonferenz sind solche Indizien leider nicht immer deutlich. Genau deshalb ist nun umso wichtiger, genau zuzuhören und auf den Mitarbeiter einzugehen. Regelmäßig rufe ich einzelne Mitarbeiter auch direkt an, um mit ihnen unter vier Augen zu sprechen.

Dokumentation wird essentiell

In jeder Abteilung haben wir Daily-Meetings. Hier halten wir fest, welche To-dos für den jeweiligen Tag anstehen und tragen diese in unser Projektmanagement-Tool Asana ein. Gerade in der jetzigen Zeit ist es noch wichtiger, dass man die Fortschritte in den einzelnen Projekten nachverfolgen kann und jederzeit sieht, welche Ergebnisse bisher erreicht wurden.

In den täglichen Abstimmungsmeetings legen wir fest, wer welche To-dos hat und wann diese erledigt sein müssen. Meine Mitarbeiter müssen sich im Homeoffice selbst strukturieren und organisieren. Mit festen Deadlines und Zielsetzungen können meine Mitarbeiter ihre Aufgaben selbstständig bestmöglich priorisieren und abarbeiten.

Für mich bedeutet dies ein hohes Maß an Vertrauen gegenüber meinen Mitarbeitern, da ich nicht kontrollieren kann, wie sie hier vorgehen. Hierbei werden vor allem die Eigeninitiative und das Engagement meiner Teams gefordert und gefördert.

Im Projektmanagement-Tool werden jederzeit die Fortschritte festgehalten und ich freue mich jedes Mal darüber, wenn wir wieder ein Projekt abschließen.

Da auf Grund der Corona-Situation die Messe CMCX abgesagt wurde, auf der wir die Neuigkeiten unserer Software dirico.io vorstellen wollten, haben wir uns dazu entschieden, stattdessen ein Webinar anzubieten, in denen sich Bestandskunden, Neukunden und Interessenten selbst von den neuen Releases überzeugen können. Wenn solche Projekte final umgesetzt werden, finde ich es wichtig, mich mit meinen Teams über die Erfolge auszutauschen und diese zu feiern. Ebenso ist es mir wichtig, dass alle, die an dem Projekt beteiligt sind, Feedback geben, wie sie die Arbeit an dem Projekt empfunden haben, was beim nächsten Mal besser gemacht werden könnte und wie ich sie besser unterstützen kann.

Erfolge feiern, auch remote

Auch jetzt bin ich schon auf die Erfolge gespannt, die wir in den nächsten Wochen trotz der ungewohnten Situation zusammen feiern können. Damit es dazu kommt und die Zusammenarbeit weiterhin so gut funktioniert, habe ich mir einige Regeln überlegt.

Bei der Ausarbeitung habe ich festgestellt, dass einige Kleinigkeiten, die für uns alle als selbstverständlich gelten, gar nicht so selbstverständlich sind.

Ein Beispiel: Wenn wir zusammen im Office sind, erwartet niemand von seinem Gegenüber, dass er sofort auf Mails oder Nachrichten antwortet, wenn er sich gerade in der Mittagspause befindet. Wenn ein Mitarbeiter allerdings räumlich getrennt ist und nicht sieht, ob der Kollege oder der Mitarbeiter gerade vor seinem Bildschirm sitzt, ist die Erwartungshaltung höher, dass er innerhalb von wenigen Minuten eine Antwort erhält. Eine Funktion, die wir intern bisher viel zu wenig genutzt haben, ist die Statusfunktion bei Microsoft-Teams. Durch den Einsatz der Statusfunktion kann jeder sehen, wenn ein Kollege beispielsweise gerade in der Mittagspause ist. Der Status kann jederzeit einfach angepasst werden.

Effiziente Online-Meetings

Nachfolgend findet ihr unsere Regeln für Online-Meetings:

  • Organisatoren sind für die Termineinladung verantwortlich
  • Eine Termineinladung enthält immer eine Agenda
  • Online-Meetings beginnen pünktlich
  • Der Organisator und alle Teilnehmer kommen vorbereitet in das Meeting
  • Alle Teilnehmer schalten ihre Kamera an
  • Vor jedem Meeting ist ein Moderator zu benennen  (i.d.R. derjenige, der zu dem Termin eingeladen hat)
  • Vor jedem Meeting ist ein Protokollführer zu benennen
  • Alle Teilnehmer stellen ihre Mikrofone zu Beginn auf stumm
  • Bei Fragen können die Mikrofone aktiviert werden
  • Anderenfalls kann die Chatfunktion genutzt werden, um Fragen zu stellen
  • Ablenkungen, wie zum Beispiel das Spielen mit dem Handy, sind zu unterlassen
  • Während des Online-Meetings ist die Weiterarbeit an anderen Themen untersagt
  • Am Ende des Meetings werden die Ergebnisse zusammengefasst und nächste Schritte definiert
  • Bei Bedarf wird ein Termin für ein Folgemeeting vereinbart
  • Das Meeting endet pünktlich
  • Der Protokollführer legt seine Mitschriften zentral ab

Das Führen eines Protokolls empfinde ich als sehr wichtigen Punkt. Denn somit ist festgehalten, welche Themen in dem Meeting besprochen wurden, welche Aufgaben verteilt wurden und wer für diese zuständig ist. Auch wenn jemand durch Krankheit oder einen anderen Termin verhindert ist, hat er die Möglichkeit, sich durch die Protokolle zu informieren.

Wir verfassen Protokolle in Word Online oder in OneNote und legen diese in Teamordnern ab. Bei Bedarf wird das finale Protokoll zusätzlich in Asana abgelegt.

Kollaboratives Arbeiten erfordert Übung

Ich bin sehr froh, dass wir in unseren Unternehmen bereits seit mehreren Jahren kollaborativ und mit modernsten Arbeitsmethoden und -Werkzeugen zusammenarbeiten. Somit stellt die plötzliche Umstellung auf Homeoffice für uns kein Problem dar. Ich glaube fest daran, dass diese neue Situation für uns alle eine starke Weiterentwicklung mit sich bringt – persönlich und als Company. Die virtuelle Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum bietet definitiv mehr Chancen als Risiken. Ich selbst werde mich weiter damit auseinandersetzen, wie wir die virtuelle Kollaboration kontinuierlich verbessern können. Wer weiß, vielleicht ist die dezentrale Zusammenarbeit in einigen Jahren bereits der Standard.

Sascha Böhr
Über mich

Sascha Böhr

Gründer und CEO von 247GRAD und dirico.io. In diesem Blog schreibe ich über meine Erfahrungen aus den Bereichen Unternehmertum, Geschäftsmodelle, Social Media Marketing, Digitale Trends und Vertrieb.

Meine Unternehmen

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Jeden neuen Beitrag direkt lesen.

Abonniere meinen Newsletter und profitiere von Informationen und Erfahrungsberichten aus den Bereichen Unternehmertum, Geschäftsmodelle, Social Media Marketing, Digitale Trends und Vertrieb.
Ungefähr eine E-Mail pro Monat, kein Unfug, versprochen!